Location, fornitori, allestimenti, timing, imprevisti. Tu presidi i tuoi clienti e le tue relazioni. Al resto pensiamo noi.
Faccio la corporate planner: prendo un obiettivo di comunicazione e lo faccio succedere in una sala, in un giorno preciso, con un budget preciso.
Prima dell'evento hai un piano scritto, i fornitori confermati e un interlocutore solo. Il giorno dell'evento hai un numero da chiamare, ed è il mio. Non è un dettaglio organizzativo: è la differenza tra presidiare i tuoi ospiti e correre dietro al catering.
Sara
Il rischio vero non è che qualcosa vada storto. È che vada tutto liscio e il lunedì mattina nessuno si ricordi perché era lì. Ma prima ancora di arrivare alla serata, un evento aziendale muore quasi sempre in uno di questi tre modi.
Il marketing o l'HR si improvvisano event planner. Tre settimane al telefono, il lavoro vero fermo, e il giorno dell'evento nessuno a cui girare i problemi. Il costo non sta in fattura: sta nelle ore che nessuno mette a bilancio.
Chi ti fa il prezzo più basso spesso sta imparando sul tuo evento. Lo scopri quando l'audio salta davanti ai tuoi ospiti. E a quel punto la faccia ce la metti tu, non lui.
Catering, audio, luci, hostess, noleggi. Ognuno col suo contratto, i suoi tempi, i suoi problemi. Non hanno mai lavorato insieme e nessuno risponde degli altri: l'unico punto in cui si incontrano sei tu.
Per questo EMIRA non vende pacchetti. Vende una regia: un interlocutore solo, che i fornitori li sceglie, li coordina e ne risponde. Prima, durante e dopo l'evento.
Quattro blocchi. Puoi prenderli tutti, oppure innestarci dentro quello che il tuo team fa già bene.
Prima il messaggio, poi il tema. Definiamo cosa deve restare in testa agli ospiti e costruiamo il format intorno a quello: scaletta, contenuti, momenti da fotografare.
Ricerca, sopralluogo, trattativa, contratti. Catering, audio, luci, hostess, security, noleggi. Un solo interlocutore che risponde a te, non quindici numeri in rubrica.
Il marchio dove serve e come serve: accoglienza, area foto, backdrop, LED, segnaletica, materiali. Coerente con la vostra immagine coordinata, non con un template da fiera.
Montaggio, prove, run sheet minuto per minuto, gestione dei tempi e degli imprevisti. Tu il giorno dell'evento fai una cosa sola: stare con i tuoi ospiti.
Due gambe, lo stesso peso: al tuo evento la gente ce la portiamo noi, e poi lo facciamo vedere a chi non c'era.
Un'inaugurazione con la sala mezza vuota è un danno, non un evento. La promozione la curiamo noi, e l'obiettivo è uno solo: sold out, con gente che ne parla prima ancora dell'apertura.
Il nostro team dedicato ai contenuti scalda l'attesa nelle settimane prima e il giorno stesso è in sala: coinvolge gli ospiti, li intervista, riprende i momenti che contano.
Due formati diversi, stesso modo di lavorare. Nelle foto il colore è dei loro brand: è così che deve essere.
Chi parte a settembre blocca la data e il fornitore giusto. Chi aspetta novembre sceglie tra quello che resta libero.
La festa di fine anno non è la cena organizzata dall'ufficio. È l'unica sera in cui hai nella stessa stanza dipendenti, collaboratori e partner, senza un ordine del giorno. Quello che succede in quella sala racconta com'è stato l'anno, e anticipa come sarà il prossimo.
Il rischio più comune è il format riciclato: stessa location dell'anno scorso, stesso catering, discorso del titolare, tutti a casa per le undici. Funziona come promemoria che l'evento è successo. Non funziona come motivo per ricordarlo.
Noi la trattiamo come ogni evento che curiamo: un obiettivo di comunicazione, un concept che lo traduce, una regia che lo tiene in piedi dal primo brindisi all'ultimo taxi chiamato.
Blocca la data →Se la tua non è qui, scrivicela nel form: rispondiamo a quella.
Convention e kick-off, lanci di prodotto, anniversari aziendali e open day, cene di gala e serate clienti, incentive e team building, feste di fine anno. Formati B2B, con un obiettivo di comunicazione dietro.
Non c'è una soglia fissa: c'è chi ci scrive con sei mesi di anticipo e chi a un mese dalla data. Prima si parte, più scelta c'è su location e fornitori. Se la data è vicina scrivici lo stesso, ti diciamo subito se è fattibile.
Sì. Ricerca, sopralluogo, trattativa e contratto. Se avete già una location vostra o del gruppo, partiamo da quella e ci costruiamo sopra il format.
Dipende da due dati: quanti ospiti e che formato. In una call di venti minuti li raccogliamo e ti diamo la forchetta reale, prima di qualsiasi preventivo scritto.
La maggior parte dei lavori è tra Piemonte e Lombardia, ma seguiamo eventi anche fuori regione. Ovunque sia l'evento, il sopralluogo lo facciamo prima di confermare.
Un referente unico in loco, con la scaletta minuto per minuto e il contatto diretto di tutti i fornitori. Tu e il tuo team non dovete coordinare nessuno.
Sì. La promozione prima dell'evento la curiamo noi: campagne, inviti e registrazioni, con l'obiettivo del sold out. E il nostro team contenuti gira i materiali prima e durante la serata, coinvolge gli ospiti e raccoglie le testimonianze da pubblicare sui social.
Settembre e ottobre sono la finestra in cui si blocca la location e i fornitori migliori. Non è un limite nostro: è quando li prenota anche chi non lavora con noi. Se ci scrivi a novembre, lavoriamo comunque su quello che è rimasto libero.
Venti minuti,
e sai se ha senso.
Raccontaci data, ospiti e obiettivo. Ti richiamiamo entro un giorno lavorativo con la forchetta di budget reale e tre strade possibili. Se non è il momento giusto te lo diciamo, senza girarci intorno.
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